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米国国立公文書館(NARA)所蔵 国務省文書について

米国国立公文書館(NARA)所蔵 国務省文書について

  米国国立公文書館で所蔵する国務省文書は、(1)本省文書、(2)在外公館文書、(3)国際会議文書などのその他の文書に分けられる。ここでは本省文書と在外公館文書の概略を紹介する。詳細はNARAサイト内の国務省文書の説明外部サイトへのリンクを参照。

(1) 国務省本省の文書
国務省本省で保管されていた文書は、セントラルファイルとロト・ファイルがある。米国国立公文書館(NARA)のRecord Group 59に収められている。

セントラル・ファイル(Central File)
1. 1789年〜1906年の文書
通信(Correspondence)は、外交通信、領事通信、雑多な通信に分けられ、それぞれ送付日順に整理されている。
外交通信は主に国務省から大使・公使への訓令(instruction)、大使・公使から国務省への至急報告(despatches)・報告(reports)、国務省からワシントンの外国大使館・公使館への公信(notes)、その逆のワシントンの外国大使館・公使館から国務省への公信から成る。1791-1801年の訓令が年月日順に整理されていたのを除き、国別に整理されている。
領事通信のうちの大半を占める領事から国務省への至急報告は、都市ごとに年月日順に整理されている。国務省から領事への訓令は年月日順に整理されている。
雑多な通信は、国務省が発信した書簡、受信した書簡がそれぞれ年月日順に整理されている。
この時期については、英国外務省同様に通信の記録簿(Registers)が調製されている。

2. 1906年8月〜1910年の文書
通信やメモは事項ごとのファイルにまとめられ、各ファイルには順に番号(1〜25982)が振られ、Numerical Files(1,172巻)を形成する。Numerical Fileに綴じ込まれない定型的な通信は、これとは別に外交通信については国別、領事通信について都市別、他機関との間の書簡は通信者名により整理され、62巻のアルファベット順 Minor Filesに収められている。

3. 1910年夏〜1963年1月の文書
十進分類によりファイルされ(Decimal File)、1963年に主題や国をあらわす記号・数字による分類に変更されている(Subject Numerical File)。
  十進分類ファイルの各文書には十進分類番号と日付(1945年以前はファイルされた順番)をあらわす文書番号が付与され、文書番号順にファイルされている。

例) 711.94114/7-946

7=政治関係(political relations)

11=米国(United States)

94=日本(Japan)

114=捕虜(Prisoner of War)

7-946=1946年7月9日

十進分類システムについては、以下の資料のほか、NARAサイト内の国務省文書セントラルファイルの説明外部サイトへのリンクを参照。1949年に十進分類法の大幅な改正が行われているので注意が必要。

  • Manual for Classification of Correspondence, Department of State (4th Edition, 1938)(マイクロフィルムを憲政資料室で所蔵 MCS-1、紙焼きしたものも憲政資料室で開架)
  • Records Codification Manual, Central Decimal File 1950-1963(マイクロフィルムを憲政資料室で所蔵 RCM-1、紙焼きしたものも憲政資料室にて開架)

 

  4. 1963年2月〜1973年6月の文書

  この分類法では、まず、管理、 領事、文化・情報、経済、政治・防衛、科学、社会の7つの大事項に分ける。ただし、特定の国際機関・会議関連の文書は、その主題にかかわらず「特別」という大事項に分類するので計8つの大事項に分ける。そして、各大事項中をさらに中事項、小事項に分類し、国・地域も示すというものである。   分類記号としては、中事項から特定される大事項は特に記載せず、中事項はローマ字4文字以内の略号(例:Political Affairs Relationsは"POL"、Defenseは"DEF"、Economic Affairs (Genaral)は"E")、小事項は分類番号(例:DEFの「15」は基地・施設、その枝番号「15-1」はその設置・建設)、国・地域は略号でそれぞれ示され、中事項分類略号-小事項分類番号-国・地方略号の順で示される。
例) DEF 15-1 JAP-US

ロト・ファイル(Office or Lot Files)
Special Fileともいう。本来セントラル・ファイルに送られるべき永久保存の文書が、第二次世界大戦と冷戦による業務量の増大と職員自身が機密扱いの重要文書をセントラル・ファイルに送ることを嫌がった結果、オフィスで保管されていたもの。ロト・ファイルには、54-D-423などのロト・ナンバーが付されている(54-D-423は1954年に国務省本省(=D)で、423番目に非現用となったファイルという意味)。ロト・ファイルは、国務本省文書(RG59)以外の在外公館文書(RG84)、省庁間委員会・省内委員会文書(RG353)、米国の国際会議・委員会・博覧会参加に係る文書(RG43)中にもあり、また、国家安全保障会議、国防総省、中央情報局の文書中にもある。
  文書解題としてA reference guide to United States Department of State special files / Gerald K. Haines, Greenwood Press, 1985 がある。

(2) 在外公館の文書
米国国立公文書館(NARA)のRecord Group 84に収められている。

1. 1789-1912の文書
まず国別・都市別に整理され、次いで文書の種類ごとに年月日順に整理されている。

2. 1912-1935の文書
まず国別・都市別に整理され、次いで年ごとに、十進分類により整理されている。

3.1936年以降の文書
まず国別に整理され、次いで大使館・公使館・領事館の館別に整理され、さらに年ごとに十進分類又は事項番号により整理されている。

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